退職を控えるアパレル店員必見！顧客に感謝を伝える手紙の書き方

【アパレル／モデルプレス】退職を控えるアパレル店員は、お客様に感謝を伝える手紙を書くことをお勧めしています。それでは、どのような手紙をお客様に送ることが、望ましいと考えられるのでしょうか。本稿では、アパレル業界を退職する時などに、お世話になったお客様に送る手紙の書き方について、ご紹介していきます。

アパレル店員が、退職時に顧客に送る手紙の書き方

アパレル店員が、退職時に顧客に手紙を送る際には、どのような構成の手紙を書けばよいのでしょうか。まずは、アパレル店員が、退職時にお客様に送る手紙の主な構成について、ご紹介していきます。

＜挨拶＞

まずは、時候の挨拶から書き始めるとよいでしょう。例えば、「早春の候、いかがお過ごしでしょうか」などの時候の挨拶があります。手紙を送る時期に合わせて、時候の挨拶を選ぶようにしましょう。

＜退職の事実＞

次に、「退職の事実」をお客様に伝える必要があるでしょう。具体的には、退職日と退職理由を書きます。例えば、「去る○月△日をもちまして、×年間勤めました□□会社を定年退職いたしました」「○月△日をもちまして、一身上の都合により退職させていただくことになりました」などと書くようにしましょう。その際、「○月上旬」や「○月末」のように記載するのではなく、必ず日付を入れるようにしましょう。これは、手紙が届いた後に、お客様から連絡を下さる可能性があるからです。もし、お客様が連絡をしてくださった時に、すでに退職してしまっていたとなると、とても失礼に当たります。

＜感謝＞

そして、お客様へのお礼・感謝の気持ちをつづるようにしましょう。例えば、「在職中はお世話になりましたこと、心より感謝しております」などと書くようにしましょう。また、必要に応じて、お客様とのエピソードを簡潔に入れるとよいでしょう。例えば、「いつも温かいお言葉を頂戴しまして、誠にありがとうございました」などと書けば、お客様への感謝の気持ちが伝わるのでないでしょうか。ちなみに、お客様との個人的なエピソードについては、長く書く必要はありません。

＜締め＞

最後は、締めの挨拶となります。締めの挨拶については、お客様を気遣う内容が好ましいでしょう。例えば、「末筆ながら、○○様のご健康とご多幸を心よりお祈り申し上げます」などと書くのが良いのではないでしょうか。

アパレル店員が、退職時に顧客へ手紙を書くときのポイント

「アパレル店員が、退職時に顧客へ手紙を書くときのポイント」とは、どのようなものなのでしょうか。それでは、アパレル店員が、退職時に顧客へ手紙を書くときのポイントについて、ご紹介していきます。

＜丁寧な文章を心がける＞

アパレル店員が、退職時に手紙を書くときのポイントの1つ目は、「丁寧な文章を心がける」ことです。手紙を書く際には、手紙の定型文に沿って、正しい言葉づかいをするようにしなければなりません。退職した後も、勤めていた会社とお客様との関係は、続いていくということを忘れてはなりません。

＜ネガティブな内容は控える＞

アパレル店員が、退職時に顧客へ手紙を書くときのポイントの2つ目は、「ネガティブな内容は控える」ことです。具体的には、お客様が、残念に感じてしまうような退職理由は書かないということです。例えば、会社への批判などを書いてしまうことは、言語道断であると言えます。したがって、手紙には、ポジティブな内容を書くことが好ましいと考えられます。例えば、「店舗で培った経験を、今後のキャリアに活かしていきたい」などは、ポジティブな内容であると言えます。

＜後任者を紹介する＞

アパレル店員が、退職時に顧客へ手紙を書くときのポイントの3つ目は、「後任者を紹介する」ことです。個別に対応してきたお客様に対しては、後任者についての情報を記載するようにするとよいでしょう。「直接、ご紹介したい」とお伝えすることで、お客様の来店を促すこともできます。加えて、後任者からの手紙も添えておくと、お客様に、後任者への関心を持たせやすくすることができるでしょう。

＜個人的な連絡先は記載しない＞

アパレル店員が、退職時に顧客へ手紙を書くときのポイントの4つ目は、「個人的な連絡先は記載しない」ことです。住所、携帯電話番号、メールアドレスなどは、記載しないようにしましょう。会社が保有している顧客情報を、勝手に利用しているとみなされてしまう恐れがあります。

アパレル店員が、退職時に顧客に送る手紙の例文

それでは、アパレル店員が、退職時にお客様に送る手紙の例文を、2パターンご紹介していきます。

＜転職する時＞

桃の節句も過ぎ、すっかり春めいてまいりました。○○様におかれましては、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。さて、私事ではございますが、3月31日をもちまして、一身上の都合により転職させていただくことになりました。○○様には、長い間ごひいきにしていただき、本当にありがとうございました。末筆ではございますが、新しい環境で心機一転、皆さまの幸福をお祈りいたします。

＜結婚を機に退職する時＞

梅雨空のうっとうしい季節ですが、いかがお過ごしでしょうか。○○様におかれましては、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。さて、私事ではございますが、6月30日をもちまして、×年間勤めました□□会社を寿退社させていただくことになりました。○○様からは、いつも温かいお言葉を頂戴しまして、誠にありがとうございました。末筆ではございますが、梅雨寒の季節柄、風邪などお召しにならぬよう、お気を付けください。

転職・退職の際にも、さまざまなマナーが存在

いかがでしたでしょうか？転職・退職をする際にも、さまざまなマナーが存在しています。そして、本稿でご紹介させていただいた、お世話になったお客様に手紙を送るということも、大切なマナーの一つといってよいのではないでしょうか。もし、現在、転職や退職が決まっている方がいらっしゃれば、お世話になったお客様にお礼・感謝の気持ちを伝える手紙を送ってみると良いでしょう。（modelpress編集部）