転職活動中のメールは返信も見られている！基本マナーを守って好印象

【アパレル／モデルプレス】応募や面接の日程調節など転職活動中には企業の担当者とのメールのやり取りが多くなります。メールは企業とのファーストコンタクトなので、返信はあなたの印象を大きく左右します。メールの基本マナーは難しいと感じる人も少なくはないのですが、いくつかのポイントをしっかり押さえておけば失敗することはありません。今回は、転職活動中に役立つメールの返信の基本マナーをご紹介します。

ビジネスメールの基本マナー

まずは転職活動中に限らず、ビジネスメールを送る際の基本マナーについてご紹介します。

<24時間以内に返信する>

ビジネスでは、メールが遅いと仕事も遅いという印象を持たれてしまうことも少なくありません。送られてきたメールはできるだけ早く返信し、遅くても24時間以内には返すようにしましょう。また、メールを送る時間は送り先の企業の営業時間内に送るのがマナーです。一般的には10時～18時頃が目安にしてください。

＜件名にわかりやすく要件を入れる＞

ビジネスでは、毎日大量のメールを様々な人とやり取りをしています。件名に何も記さなかったり長々とした文章にしてしまったりすると大量のメールに埋もれてしまい、担当者の目に入るのが遅くなってしまうこともあります。件名にはメールの要件を分かりやすく入れましょう。担当者が件名を見たときにパッと内容と送り元が分かるように、シンプルかつ分かりやすい件名を工夫しましょう。例えば、転職の面接日程について担当者にメールを送る際は、「面接日程につきまして（氏名）」などとすると良いでしょう。

＜署名は必須＞

署名とは送信者の連絡先を電子メールの末尾に数行でまとめているものです。誰が送ったか分からなくなるのを防ぎ、担当者を困らせないためのマナーです。また連絡先としては、名前、メールアドレス、電話番号、住所は最低限いれましょう。メールソフトの設定で自動挿入しておくと、いちいち入力する必要がないので便利です。

面接調整のメールを送るときのポイント

続いて、面接調整のメールを送るときのポイントについてご紹介します。

<「Re:」は消す>

面接調節のメールは転職先の企業の都合もあるため、メールでのやり取りが長くなります。返信メールであることを意味する「Re:」は返信するごとに数が増えてしまい、長くなりすぎると一目で件名が分からなくなってしまいます。件名の「Re:」は2つ以上にならないように削除しましょう。削除する時は「Re:」を消し、件名はそのまま残しましょう。

<面接の希望日程は、3つ以上の候補日を提示する>

面接の希望日を自由に送れる場合は、希望日は3つ以上送るようにしましょう。希望日を多く送ることで、面接先の採用担当者が日程をより調節しやすくなります。また日程だけではなく、希望する時間帯にも幅があるとなお良いでしょう。

<お礼の一言を添える>

面接は採用担当者が時間を設けて下さることで行うことができます。そのご厚意に感謝し、少しでも担当者に好印象を持ってもらえるように、メールにお礼の言葉を入れましょう。「お忙しいところ、面接日を調節して頂きありがとうございます。」などと一言添えると、担当者の印象が良くなります。

<本文は残したまま返信する>

メールを返信する際、本文が長くなってしまうからと言って今までのやり取りしたメールを残さずに返信してしまっていませんか？実は、メールでのやり取りの全てを残すことで、見返した時に今までのメールの内容を確認しやすくします。引用された分は残したまま返信しましょう。

転職活動に使えるビジネスメールの例

今までのビジネスメールのマナーを踏まえて、転職活動に使えるビジネスメールの例についてご紹介します。

<メールの件名>

要件と名前をシンプルかつ分かりやすく記入します。面接の日程についてのメールであれば「面接日調整のお願い／氏名」、転職の応募書類についての問い合わせのメールであれば「応募書類について（氏名）」というように書きます。以上のように、要件の後にスラシュで区切った後や括弧の中に氏名を入れ、分かりやすくしましょう。

<宛名>

メールの最初に相手の情報を記入します。例えば、面接先の人事部の人にメールをする際は「◯◯株式会社　人事部　◯◯様」と書きます。この時相手の名前や部署などを間違えないようよく確認しましょう。

<署名>

署名に必ず入れなければならないのは、氏名・住所・電話番号・メールアドレスの4つです。メールの最後にまとめて記入すると分かりやすいです。また、署名は本文とラインで区切ることでより見やすくなります。ラインは

例）
――――――――――――――――――――
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
――――――――――――――――――――

しっかりポイントを確認すること

いかがでしたでしょうか。転職活動中のメールはポイントをしっかり押さえておくことが重要です。送信する前にメールに不備がないか確認し、企業に好印象を与えられるメールを目指しましょう。（modelpress編集部）