内定辞退をしたいときの電話連絡とは？誠意を伝えるビジネスマナー

【アパレル／モデルプレス】並行して何社も就職活動したため、内定を辞退しなければならないケースは就職活動中にあります。企業側もそうなることを想定した上で採用人数を決めていますが、内定を辞退することは企業にとっては決してプラスではありません。採用者を出すために書類選考や面接を行ったのに、その時間や労力などが無駄になったと言えるでしょう。したがって、内定辞退は誠意をもってする必要があります。そこで今回は、電話での内定辞退で企業に誠意を伝えるためのビジネスマナーをご紹介します。

内定辞退の連絡は電話で伝える

内定辞退の連絡で電話が選ばれるのはなぜでしょうか？まずは、内定辞退の連絡を電話で行う理由についてご紹介します。

＜内定を辞退する際は、礼儀を持って丁寧にお断りする＞

企業は何人もの就職希望者の中から採用者を決めます。そのために、企業は求人広告を出したりセミナーにブースを設けたり、書類選考や面接を行ったりと沢山の時間と労力を費やします。それに比例して費用もかかっています。せっかく内定を出したのに辞退されると、それまで掛けた労力が無駄になってしまいます。そのことを踏まえ、内定を辞退する際は礼儀を尽くして丁寧にお断りしましょう。

＜内定辞退は電話連絡が基本＞

内定辞退で電話連絡が選ばれる理由の1つは、企業側へ早く連絡できるためです。内定辞退者がいると、企業は穴を埋めるために動く必要がでてきます。郵送やメールでは、内定辞退を企業が確認するのに時間がかかってしまいます。そのため、できるだけ早く辞退の旨を伝えるために、内定辞退は電話連絡で行うのが基本です。

＜電話で直接話す事で誠意が伝わる＞

もう1つの理由として、電話で直接話すことで誠意が伝わりやすいことがあります。郵送やメールでも誠意は伝わりますが、担当の人と直接会話することで内定辞退に対する誠意をしっかりと伝えることができます。また、郵送やメールはこちらからの一方的な内定辞退になりますが、電話では会話をするので双方の言葉を交わすことができます。また企業からの言葉を聞き、その言葉に対して一番誠意が伝わる返答を考えて答えることもできます。

電話で伝える内定辞退の内容

それではどのようなことに気を付けて電話連絡をしたらよいでしょうか？続いては、電話で伝える内定辞退の内容についてご紹介します。

＜内定のお礼＞

まずは、内定して下さったお礼をしましょう。採用してもらえたことや、書類選考や面接で時間を取ってもらったことのお礼を伝えます。例えば、「このたびは採用内定の通知をいただき誠にありがとうございます」とこのように言いましょう。内定への感謝の気持ちを最初に伝えるのがマナーです。

＜内定辞退＞

次に内定を辞退したいという旨を伝えましょう。ここで重要なのは、ただ辞退したいと言うのではなく、なぜ内定を辞退するのかの理由を添えることです。せっかくもらった採用を断るのには、企業が納得するそれなりの理由が必要です。例えば、「たいへん申し訳ないのですが、内定を辞退させていただきたいと思いまして、お電話いたしました」と最初は内定辞退の旨を伝えます。次に「他社で採用をいただいた」や「希望していた店舗で内定をいただけた」などと理由を加えます。

内定を辞退する際のNG行動

続いては、誠意をもって内定辞退をするために、気を付けておきたいNG行動についてご紹介します。

＜無断で内定辞退する＞

これは最もやってはいけないことです。内定辞退によって、企業は様々な対応をしなければなりません。連絡をせずに内定を辞退すると企業に大きな迷惑をかけてしまいます。また、迷惑をかけるだけではなく担当者に無用の心配をかけてしまいます。内定辞退は伝えづらいことですが、社会人のマナーとして連絡を入れずに内定を辞退することは避けましょう。

＜嘘の理由を伝える＞

内定辞退の理由で嘘をつくことは避けましょう。内定辞退で理由を言いづらいのは分かりますが、このように嘘をつくことは誠意にかけます。誠意を持った対応を心がけましょう。もし理由を言いたくない場合は、「一身上の都合」などと伝えると角が立ちません。

＜メール連絡だけで済ませる＞

電話が苦手だからメールで内定辞退を済ませようとしてしまう人は少なくありません。しかし、これは誠実な対応とは言えません。また、メールは相手が確認したかどうかが分からないので、内定辞退の旨が確実に担当者に伝わっていないこともあります。担当者がメールを見落としていて、内定の準備が進んでしまっている恐れもあります。内定辞退は企業に伝わったことが確認できる電話連絡にしましょう。

誠意をもって対応する

いかがでしたでしょうか。内定辞退で大切なのは誠意をもって伝えることです。しっかりと誠意を伝えるためのポイントを理解して、丁寧な電話連絡を心がけましょう。ただ、企業も内定辞退者が出ることは予め織り込み済みで採用活動をおこなっているので、マナーさえ知っていれば、必要以上に萎縮する必要はありません。（modelpress編集部）