面接辞退のマナー　電話？メール？アパレルショップでの連絡時間は？

【アパレル／モデルプレス】面接を辞退する際には、どのようなマナーが求められるのでしょうか。そもそも、面接の辞退を連絡する際には、電話をかけるべきなのでしょうか。メールによる連絡であっても、問題はないのでしょうか。また、面接の辞退は、いつ連絡するのが好ましいと考えられるのでしょうか。本稿では、面接を辞退する際のマナーや、面接辞退の連絡の仕方について、ご紹介していきます。

面接を辞退する際に押さえておきたいこと

面接を辞退する際には、どのようなことを押さえていなければならないのでしょうか。まずは、「面接を辞退する際に押さえておきたいこと」について、代表的なものを3つ、ご紹介していきます。

＜面接の辞退を連絡する手段＞

面接を辞退する際に押さえておきたいことの1つ目は、「面接の辞退を連絡する手段」です。一般的には、面接までの日数に余裕がある場合には、面接辞退のための連絡は、電話であっても、メールであってもよいと考えられています。ただし、面接の辞退が、面接の前日や当日になってしまった場合には、電話で連絡をするようにしましょう。これは、メールによる連絡であっては、企業側が、面接辞退の連絡があったことを見落としてしまう可能性があるためです。

＜面接の辞退を連絡する時間帯＞

面接を辞退する際に押さえておきたいことの2つ目は、「面接の辞退を連絡する時間帯」です。電話で連絡する場合であっても、メールで連絡する場合であっても、相手方の営業時間内に連絡をすることが、大前提となります。また、相手方が、多忙な時間帯に連絡をすることは、できるだけ避けるようにしましょう。たとえば、相手方が、アパレルショップである場合には、土日、祝日の日中に連絡をすることは、できるだけ避けたほうがよいでしょう。ちなみに、平日の午前中や日中には、連絡に対応しやすいことが多いようです。

＜面接の辞退を連絡する際に伝えること＞

面接を辞退する際に押さえておきたいことの3つ目は、「面接の辞退を連絡する際に伝えること」です。面接の辞退を連絡する際には、名前、予定されていた面接の日時、そして面接辞退の理由を伝えるようにしましょう。なお、メールで連絡をする場合には、末尾に、署名をつけることを忘れないようにしましょう。

面接を辞退する際のマナー

それでは、「面接を辞退する際のマナー」には、どのようなものがあるのでしょうか。ここからは、面接を辞退する際のマナーについて、代表的なものを3つ、ご紹介していきます。

＜連絡は、早めにする＞

面接を辞退する際のマナーの1つ目は、「連絡は、早めにする」ことです。面接の辞退を決めた時点で、採用担当者に連絡をするようにしましょう。面接を辞退するということを早めに連絡することによって、企業側は、ほかの応募者を選考に呼ぶことが可能になると考えられます。

＜辞退の理由を真摯に伝える＞

面接を辞退する際のマナーの2つ目は、「辞退の理由を真摯に伝える」ことです。面接を辞退されてしまうことは、企業側にとっては、基本的には、不利益につながってしまうことです。ちなみに、面接辞退の理由は、「一身上の都合」と答えることが一般的であるようです。これは、基本的には、面接辞退の理由についての詳細を企業側に伝える義務はないからです。もし、面接辞退の理由の詳細を尋ねられた場合には、企業側が納得することができるような理由を伝えるようにしましょう。たとえば、「ミスマッチを感じた」「家庭の事情により、就職できなくなった」などが、考えられるでしょう。なお、企業への不満、批判であると受け取られてしまいかねないような理由は、NGとなります。したがって、面接の辞退を伝えることへの謝意を示すことができるとよいでしょう。

＜無断で辞退するのは、NG＞

面接を辞退する際のマナーの3つ目は、「無断で辞退するのは、NG」ということです。採用担当者は、面接の日程に合わせて、面接会場の手配や面接官のスケジュールの調整をしています。面接を辞退されてしまうと、採用担当者は、再度、これらのことをしなければならなくなってしまいます。

面接の辞退を伝えるメールの文例と電話のかけ方の例

それでは、実際に、面接の辞退を伝える際には、メールについては、どのような文面となるのでしょうか。また、電話の場合には、どのように伝えればよいのでしょうか。ここからは、「面接の辞退を伝えるメールの文例と電話のかけ方の例」について、ご紹介していきます。

＜メールで面接の辞退を伝える場合＞

件名：
面接辞退のご連絡
本文：
○○株式会社 人事総務部 △△様

平素よりお世話になっております。××です。
先日は、□□次面接のご連絡をいただき、ありがとうございました。
○○月△△日に、面接の時間を頂戴しておりましたが、一身上の都合により辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、本当に申し訳ありません。
よろしくお願いいたします。

（末尾に、署名をつける）

＜電話で面接の辞退を伝える場合＞

応募者：
お世話になっております。○○月△△日に面接のお時間をいただいております、××と申します。人事部の□□様は、いらっしゃいますでしょうか。
採用担当者：
はい、□□です。
応募者：
先日は、○○次面接のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。大変恐縮ではございますが、家庭の事情により、面接を辞退させていただきたく、ご連絡しました。貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、本当に申し訳ありません。

（その後、面接辞退の理由についての詳細を尋ねられた場合には、答える）

面接の辞退を巡るトラブルは、起こさないようにする

いかがでしたでしょうか？基本的には、面接の辞退は、できるだけ避けるべきものです。ただ、やむを得ない理由によって、どうしても面接を辞退しなければならないというケースが起きてしまうこともあるでしょう。どうしても面接を辞退しなければならなくなってしまった時には、本稿でご紹介させていただいた内容を参考にして、面接の辞退を巡って、トラブルが起きてしまうというようなことがないようにしていただければ幸いです。（modelpress編集部）