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送付状の書き方 アパレル企業に応募する際に知っておきたいマナー

【アパレル/モデルプレス】皆さんは、「送付状」というものをご存知でしょうか。送付状とは、応募書類を送る際に必要となる書類のことです。送付状は、必ず作成しなければならないものではありませんが、送付状を作成することには、さまざまなメリットがあることも事実です。そこで、本稿では、送付状の書き方や、送付状を作成するときや送付するときのマナーについて、ご紹介していきます。

送付状の書き方 アパレル企業に応募する際に知っておきたいマナー/Photo by g-stockstudio

応募書類を送る際に必要な送付状とは?

応募書類を送る際に必要となる送付状とは、どのようなものなのでしょうか。まずは、送付状の定義と送付状を同封することによるメリットについて、ご紹介していきます。

<送付状とは?>

送付状とは、一般的には、履歴書やエントリーシート、職務履歴書などを郵送する際に同封する書類のことを指します。相手側への挨拶をする、書類を送付した理由を伝えるなどのために同封します。

<送付状を同封するメリット>

送付状を同封することによって、「ビジネスマナー」が身に付いていると印象付けることができるでしょう。アパレル店員は、接客業であるため、マナーを重視されるというようなことは、当然のことながら多くなります。なお、送付状を同封しなかったということによって、マイナス評価になってしまうというようなことは少ないようです。ただし、送付状を通して、「就職に対する真剣さ」などをアピールできる場合もあるでしょう。

送付状の書き方

送付状は、どのようにして書いていけばよいのでしょうか。それでは、「送付状の書き方」について、5つのステップに分けて、ご紹介していきます。

<ステップ1:日付>

まずは、書類を発送する年月日を用紙の右上に記載していきます。必ず、「右揃え」にしましょう。ちなみに、応募書類に記載する年月日とは異なる場合もありますので、注意が必要です。

<ステップ2:宛先>

宛先は、日付の下の行の左端に記載するようにしましょう。「応募先の企業名」を記載した後、改行をして「採用担当者の所属部署」「採用担当者の氏名」を記載します。なお、宛先は、必ず「左揃え」にしましょう。

<ステップ3:署名>

署名は、宛先の下の行に、「右揃え」にして、記載していきます。郵便番号、住所、氏名、電話番号、メールアドレスなどを、一行ずつ記載していくようにしましょう。

<ステップ4:タイトル>

タイトルは、署名の下の行に、「中央揃え」にして、記載していきます。フォントのサイズ(文字のサイズ)は、大きめのものにするようにしましょう。なお、タイトルの例としては、「応募書類の送付につきまして」「応募書類送付のご案内」などになります。

<ステップ5:本文>

本文は、タイトルの下の行から、「頭語と時候の挨拶」「用件」「結語」の順に、簡潔に書いていくようにしましょう。頭語は、「拝啓」などです。時候の挨拶は、「貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などです。用件は、履歴書を送付することになった経緯などを記載します。その後、自己PRなどを簡潔に記載していってもよいでしょう。結語は、「履歴書と職務経歴書をご高覧の上、是非面接の機会をいただけますようお願い申し上げます」などとなります。

<ステップ6:送付内容>

本文の下には、「記書き」を記載します。そして、「記」「以上」の間には、同封書類の内容と枚数を一行ずつ記載するようにしましょう。

送付状の作成・送付時のマナー

送付状の書き方を紹介/Photo by baranq

送付状の作成時や送付時のマナーには、どのようなものがあるのでしょうか。それでは、「送付状の作成・送付時のマナー」について、代表的なものを3つご紹介していきます。

<読みやすさを重視する>

送付状の作成・送付時のマナーの1つ目は、「読みやすさを重視する」ことです。特殊な字体や色などは、使わないようにしましょう。ちなみに、手書きであっても問題はありませんが、ビジネス文書であるため、パソコンなどを使って作成をすることが一般的となっています。なお、パソコンによる作成の場合は横書き、手書きの場合は縦書きとなります。

<A4サイズ1枚に収める>

送付状の作成・送付時のマナーの2つ目は、「A4サイズ1枚に収める」ことです。送付状を同封する目的は、何を送付したのかということを簡潔に伝えることになります。したがって、送付状には、詳しい志望理由などを長々と書くというようなことはしないようにしましょう。

<応募書類の上に重ねて同封する>

送付状の作成・送付時のマナーの3つ目は、「応募書類の上に重ねて同封する」ことです。送付状は、採用担当者が封筒を開封してから、最初に目にする書類となります。送付状、履歴書、職務経歴書の順番に重ねて、封筒に入れるようにしましょう。

送付状を作成することは、難しくない

いかがでしたでしょうか?ここまでご紹介させていただいたように、送付状の作成は、やり方さえわかっていれば、それほど難しいものではありません。そして、送付状を作成することには、メリットがあるように思われます。しかしながら、送付状を作成している方は、思いのほか少ないようにも感じます。現在、アパレル企業への応募などを考えている方などは、本稿でご紹介させていただいた内容を参考にして、送付状を作成されてみてはいかがでしょうか。(modelpress編集部)